Comment faire une facture sans numéro de TPS/TVQ

Confirmez d’abord pourquoi aucune taxe n’est facturée

Une facture sans taxe peut refléter plusieurs situations juridiques. Un petit fournisseur ordinaire non inscrit ne perçoit généralement pas la TPS/TVH ni la TVQ sur la plupart de ses fournitures taxables. Un fournisseur inscrit peut plutôt effectuer une fourniture taxable à 0 %, tandis qu’une fourniture exonérée suit d’autres règles. Ces parcours peuvent modifier le seuil de 30 000 $, les crédits, les obligations d’inscription et les mots à inscrire sur la facture.

Avant d’utiliser une mention de fournisseur non inscrit, confirmez les deux tests ordinaires de 30 000 $, incluez les fournitures taxables mondiales et les associés applicables et écartez les catégories d’inscription obligatoire. L’inscription volontaire change aussi la réponse : une fois inscrit, le petit fournisseur assume généralement des devoirs de facturation, de déclaration et de versement pour les fournitures taxables visées.

La facture est le résultat d’une vérification datée du statut, non la preuve de ce statut. Gardez visibles les classifications non résolues et faites confirmer les faits importants ou inhabituels par l’ARC, Revenu Québec lorsque pertinent, ou un conseiller qualifié.

Inscrivez les faits commerciaux ordinaires

Une facture utile identifie le fournisseur et le client, porte un numéro unique, indique la date d’émission et l’échéance, décrit les biens ou services et présente, selon le cas, les quantités, taux, sous-total, total, devise et modalités de paiement. Ajoutez l’adresse et les coordonnées exigées par le contrat ou le processus du client.

Il s’agit de champs pratiques de tenue de dossiers, non d’une liste juridique universelle pour chaque secteur. Un contrat, un portail d’approvisionnement, une activité réglementée, une taxe provinciale ou une opération spéciale peut exiger davantage. Reliez le contrat, la portée, la preuve de livraison, le paiement et toute note de crédit à la même référence de facture.

N’ajoutez pas un montant de TPS/TVH ou de TVQ ni une ligne de taxe qui pourrait sembler percevable lorsque la raison confirmée est l’absence d’inscription. Un sous-total et un total clairs, suivis d’une mention distincte, évitent mieux la confusion qu’un calcul fictif à 0 %.

• Noms officiels ou commerciaux et coordonnées du fournisseur et du client
• Numéro de facture unique, date d’émission et date d’échéance
• Description, quantité ou heures, taux, sous-total, total et devise
• Modalités de paiement et mention précise sur le statut sans taxe

Utilisez une mention sans taxe précise

Pour un fournisseur canadien confirmé non inscrit hors Québec, une mention opérationnelle claire est : « TPS/TVH non facturée. Le fournisseur n’est pas inscrit à la TPS/TVH. » Elle explique pourquoi la taxe n’est pas perçue sans attribuer une classification qui n’a pas été examinée.

Pour un fournisseur québécois confirmé non inscrit et non tenu de s’inscrire aux deux fichiers, une mention possible est : « TPS et TVQ non facturées. Le fournisseur n’est inscrit ni à la TPS/TVH ni à la TVQ. » Confirmez séparément les deux fichiers avant d’utiliser cette version, puisque la TPS et la TVQ sont des régimes distincts avec leurs propres exceptions.

Évitez « exonéré de taxe », « détaxé », « TPS incluse » ou « TPS à 0 % » si le traitement sous-jacent n’a pas été établi. L’absence de taxe sur une facture ne prouve, à elle seule, aucune de ces conclusions.

N’inventez, n’empruntez et ne remplacez aucun numéro

Un compte de programme de TPS/TVH n’est pas interchangeable avec un numéro d’entreprise à neuf chiffres, un numéro d’entreprise du Québec, un numéro de TVQ ou un numéro d’assurance sociale. Ne transformez pas un identifiant en un autre, n’ajoutez pas vous-même le suffixe RT, n’empruntez pas le compte d’une autre entreprise et n’inscrivez pas un identifiant personnel pour remplir un champ fiscal.

Si le formulaire du client exige un numéro de TPS/TVH ou de TVQ, expliquez qu’aucun numéro n’existe parce que le fournisseur n’est pas inscrit et demandez au client d’indiquer « sans objet » ou de consigner l’exception. Si le client prévoit demander un CTI ou un RTI pour une taxe prétendument payée, n’inventez aucune preuve : le fournisseur non inscrit n’a facturé aucune taxe.

Conservez le numéro d’entreprise ou le NEQ seulement dans le champ et le format où il est réellement pertinent. Leur présence ne représente pas une inscription aux fichiers de TPS/TVH ou de TVQ.

Conservez la preuve du statut avec la facture

Sauvegardez les calculs datés du trimestre et des quatre trimestres, les fournitures incluses et exclues, la revue des associés, la vérification des catégories spéciales et toute confirmation d’une agence ou d’un conseiller. Reliez ces preuves au numéro de facture ou au dossier de revue mensuelle sans transmettre automatiquement vos feuilles de travail privées à chaque client.

Un client peut raisonnablement demander pourquoi aucun numéro de taxe n’apparaît. Une courte déclaration de statut est plus utile qu’une opinion fiscale générale : le fournisseur n’est pas inscrit et n’a facturé aucune TPS/TVH ni TVQ. Si l’approvisionnement exige davantage, fournissez seulement les preuves commerciales non sensibles réellement demandées et conservez l’échange.

Revoyez la facture après un changement de propriété, d’associés, d’activité, d’emplacement, de faits sur le client ou de classification. Un modèle réutilisable doit assurer la cohérence sans figer une ancienne conclusion.

Arrêtez-vous avant la prochaine facture lorsque le statut change

Selon la règle ordinaire d’un trimestre de l’ARC, la fourniture qui fait dépasser 30 000 $ peut elle-même marquer la fin du statut de petit fournisseur et devoir porter la taxe si elle est taxable à un taux positif. Selon le parcours des quatre trimestres, le statut prend fin plus tard et la première fourniture taxable ultérieure effectuée au Canada aide à fixer la date d’effet. Ne continuez pas d’utiliser l’ancienne facture sans taxe pendant que les dates restent incertaines.

Lorsqu’un test est franchi, qu’une inscription volontaire entre en vigueur ou qu’une exception obligatoire est découverte, mettez la facture en attente, établissez la date d’effet et le traitement de la fourniture, effectuez l’inscription requise et mettez le modèle à jour seulement après confirmation. Une fourniture valablement détaxée peut demeurer à 0 %, mais il s’agit d’une décision de classification, non de l’ancienne raison liée au statut non inscrit.

Utilisez le calculateur du délai d’inscription comme aide chronologique, puis confirmez la date d’effet et la première facture touchée auprès de l’agence compétente ou d’un conseiller qualifié. Les entreprises québécoises doivent examiner les fichiers de TPS et de TVQ.