Comment vérifier le numéro de TPS/TVH ou de TVQ d’un fournisseur

Commencez par la facture, non par une recherche générale

Gardez devant vous le reçu, la facture, le contrat ou l’autre document d’affaires original. Notez exactement le nom du fournisseur, le numéro de compte de taxe et la date de transaction avant d’ouvrir un registre. Vous vérifierez ainsi le document réellement remis, non une entreprise au nom semblable trouvée dans une recherche générale.

Une inscription constitutive, un numéro d’entreprise à neuf chiffres et un compte de programme de TPS/TVH sont liés, mais ne sont pas interchangeables. L’ARC décrit le compte de programme comme le numéro d’entreprise de neuf chiffres suivi d’un identificateur de programme de deux lettres et d’un numéro de référence de quatre chiffres. La TPS/TVH utilise RT. La forme du numéro ne confirme pas son état.

Les identifiants québécois exigent la même prudence. Un numéro ordinaire de TVQ comporte dix chiffres, TQ et quatre autres chiffres. Ne remplacez pas ce numéro par un numéro d’entreprise du Québec, un numéro d’entreprise fédéral ou un autre identifiant fiscal.

Utilisez le registre de l’ARC avec trois faits concordants

Le registre de la TPS/TVH de l’ARC est gratuit. Il demande seulement les neuf premiers chiffres du numéro de compte, sans les lettres, ainsi que le nom officiel, commercial ou l’appellation commerciale du fournisseur et la date de transaction. Cette date est celle du reçu, de la facture, du contrat ou de l’autre document d’affaires.

Utilisez le nom inscrit sur le document, y compris sa forme juridique ou commerciale lorsqu’elle y figure. Si la recherche ne donne aucun résultat, l’ARC recommande de demander au propriétaire le nom exact transmis à l’ARC. Résolvez un écart de nom, d’orthographe, de ponctuation ou de date au lieu de modifier les champs jusqu’à obtenir une concordance.

L’ARC indique que le fournisseur doit inclure son numéro de compte de TPS/TVH sur les reçus, factures, contrats ou autres documents d’affaires relatifs à des fournitures taxables de 100 $ ou plus. Si le numéro manque, demandez-le au fournisseur et suivez le parcours de contact actuel de l’ARC s’il ne le remet pas.

• Saisissez les neuf premiers chiffres, sans RT ni le suffixe de référence à quatre chiffres.
• Faites correspondre le nom du fournisseur au document d’affaires.
• Utilisez la date de transaction indiquée sur ce même document.
• Traitez l’absence de résultat comme un écart à résoudre, non comme une invitation à inventer un autre numéro ou une autre date.

Utilisez Revenu Québec pour un numéro ordinaire de TVQ

Le service de validation de Revenu Québec est le parcours officiel pour un numéro ordinaire d’inscription à la TVQ. Les renseignements publiés décrivent le format requis comme dix chiffres suivis de TQ et de quatre chiffres. Le résultat peut comprendre l’état du numéro, sa date d’entrée en vigueur, le nom de l’entreprise et sa raison sociale.

Comparez ces faits au fournisseur et à la date d’achat. Un format TQ plausible n’est qu’un contrôle de forme; le résultat officiel traite de l’état. Conservez le numéro tel qu’il figure sur le document du fournisseur et ne placez pas un identifiant réel dans une requête de moteur de recherche.

Un numéro spécial de TVQ composé de neuf chiffres sans TQ peut appartenir à une institution financière désignée particulière dont la TVQ est administrée par l’ARC. L’ARC et Revenu Québec indiquent que les validateurs ordinaires ne peuvent pas confirmer ce parcours. Suivez les instructions de contact actuelles de l’ARC au lieu de forcer le numéro dans un format incompatible.

Conservez la preuve avant de vous fier à la taxe

Après une vérification réussie de TPS/TVH, l’ARC demande d’imprimer l’écran des détails de la recherche. Conservez-le avec le dossier d’achat afin qu’une révision ultérieure montre le numéro vérifié, le nom du fournisseur, la date de transaction, le résultat et le moment de la vérification.

Pour une vérification de TVQ, conservez le résultat officiel, les renseignements sur la date d’entrée en vigueur, la référence de transaction et la date de votre vérification. Gardez la facture et tout document corrigé avec ce résultat. Une capture sans facture ou un résultat sans date de transaction laisse un chemin de preuve incomplet.

Le vérificateur de Thirty North reconnaît dans votre navigateur les formats courants RT et TQ, puis ouvre le bon service officiel sans placer l’identifiant dans le lien sortant. Il n’interroge aucun registre, ne reçoit pas l’identifiant, ne confirme pas l’inscription active et ne décide pas de l’admissibilité à un CTI ou à un RTI.

Résolvez tout écart avant de fermer le dossier

Ne modifiez pas le numéro, le nom du fournisseur ou la date de transaction sur une facture simplement pour obtenir une concordance. Demandez au fournisseur de confirmer le nom officiel ou commercial inscrit auprès de l’agence et de remettre un document corrigé lorsque l’original est incomplet ou erroné.

Une concordance au registre constitue un contrôle, non toute l’analyse d’un crédit ou remboursement de taxe. L’identité de l’acheteur, la nature et l’usage commercial de la fourniture, la taxe payée ou payable, les renseignements justificatifs, la méthode comptable, les délais et d’autres faits peuvent encore compter.

Soumettez tout écart important, répété ou non résolu à l’ARC, à Revenu Québec lorsque pertinent, ou à un conseiller qualifié avant de vous fier à la taxe. Gardez le montant incertain visible dans la revue des achats plutôt que de le traiter silencieusement comme confirmé.